Oto serviste stok takibi: kritik stok, eşik ve sayım düzeni

20 Ekim 2026 · 4 dk okuma · AracımX ekibi

Küçük bir serviste stok, çoğu zaman rafın gözle kontrolüyle yönetilir: "filtre bitmiş" fark edildiğinde iş durmuştur. Düzenli bir stok takibi, hem bu duruşları hem de rafta unutulan, paraya dönüşmeyen parçaları azaltır. Bu rehber, ağır bir sistem kurmadan stoğu kontrol altına almanın yollarını anlatır.

Hangi parçalar stokta tutulmalı?

Her parçayı stoklamak sermayeyi rafa bağlar. Temel kural: sık kullanılan ve bekletilmesi işi durduran parçalar stokta olmalı. Çoğu servis için bu liste yağ ve hava filtreleri, fren balataları, buji, silecek, akü gibi dönen kalemlerden oluşur. Nadir değişen, pahalı ve modele özel parçalar ise siparişle gelir.

Listeyi tahminle değil, kayıtla belirleyin: son üç ayda hangi parçayı kaç kez kullandığınız elinizde varsa karar kendiliğinden çıkar. Servis kayıtlarıyla stok aynı sistemdeyse bu veri hazırdır.

Kritik stok eşiği nasıl belirlenir?

Kritik stok eşiği, "bu sayının altına düşünce sipariş ver" çizgisidir. Basit bir hesap yeter:

Eşik = günlük ortalama kullanım × tedarik süresi (gün) + küçük bir pay

Örneğin haftada ortalama 6 adet kullanılan ve siparişi 3 günde gelen bir filtre için günlük kullanım yaklaşık 1 adettir; eşik 3 + pay (1–2) = 4–5 adet olur. Pay, talebin düzensiz olduğu parçalarda biraz daha yüksek tutulur.

Eşiği her parça için ayrı belirleyin ve sistemde kaydedin; AracımX'te stok kartına girilen eşik, miktar altına düştüğünde parçayı genel bakıştaki kritik stok listesine taşır.

Servisle stok neden aynı yerde olmalı?

Stok defteri ile servis defteri ayrıysa, her parça kullanımı iki kez yazılır ve biri er geç unutulur. Sonuç, sistemde var görünen ama rafta olmayan parçadır. Çözüm, servise eklenen parçanın stoktan kendiliğinden düşmesidir. Böylece stok her zaman gerçek rafı gösterir, kalem silindiğinde miktar geri gelir, yeterli parça yoksa sistem uyarır.

Aynı bağ cariye de uzanır: parçanın alış fiyatı maliyet olarak işlenir, satış fiyatı ciroya girer; kârı ayrıca hesaplamazsınız. Bu zincirin tamamı için cari takibi rehberine bakabilirsiniz.

Satın alma ve tedarikçi borcu

Stok girişinin en sık atlanan tarafı, girişin aynı zamanda bir borç olduğudur. Tedarikçiden gelen her parti için üç şey aynı anda değişir: raftaki miktar artar, parçanın alış fiyatı güncellenir, tedarikçiye borç yazılır. Bunları tek işlemde kaydetmek, ay sonunda "bu firmaya ne kadar borcum var?" sorusunu kendiliğinden cevaplar.

Alış fiyatını kaydetmek ayrıca satış fiyatı belirlerken ve kârı okurken temel veridir; fiyatı güncellemeden geçen aylar, kârı olduğundan yüksek gösterir.

Sayım: ne sıklıkla ve nasıl?

• Dönen parçalar için aylık, geri kalanı için üç aylık sayım çoğu servise yeter.
• Sayımı raf sırasına göre yapın; sistemdeki kategori ve raf düzeni aynıysa iş hızlanır.
• Farkları düzeltirken nedenini not edin: kayıt dışı kullanım, iade, kırık. Tekrarlayan farklar süreçteki açığı gösterir.
• Değiştirilemez bir hareket geçmişi tutan sistemde sayım farkları sonradan izlenebilir; AracımX'te stok hareketleri yalnızca sunucu tarafından yazılır ve geriye dönük değiştirilemez.

Kod düzeni sayımı doğrudan etkiler: aynı parça iki kartta kayıtlıysa sayım her zaman tutmaz. OEM kodu rehberinde anlatılan "tek kart, çok kod" düzeni bunun önüne geçer.

Raf düzeni ve kategori

Dijital kayıt rafı düzenlemez; ama raf düzeni dijital kaydı hızlandırır. Kategoriler (filtre, fren, aydınlatma, yağ, elektrik) rafta da sistemde de aynı olmalı; aynı kategori içinde markaya göre sıralamak sayımı kolaylaştırır. Her raf gözüne parça adı ve kodunun yazdığı küçük bir etiket, yeni çalışanın aramasını yarıya indirir. Sık dönen parçalar göz hizasında, nadir kullanılanlar üst raflarda durur.

Kontrol listesi: stok düzeni kurarken

• Sık kullanılan parçaların listesi son üç ayın servis kayıtlarından çıkarıldı mı?
• Her parçanın tek stok kartı ve tüm kodları var mı?
• Her kart için kritik stok eşiği girildi mi?
• Satın alma girişleri alış fiyatı ve tedarikçi borcuyla birlikte yapılıyor mu?
• Servise parça yalnızca listeden seçilerek ekleniyor mu (elle yazılan "serbest kalem" yalnızca stok dışı parçalar için)?
• Sayım takvimi belirlendi mi; farklar nedeniyle not ediliyor mu?

Sık sorulan sorular

Stok dışı parça servise nasıl eklenir?

Müşterinin getirdiği ya da o iş için özel sipariş edilip rafa girmeyen parça, stok kartı açılmadan "serbest kalem" olarak servise yazılır. Böylece fişte görünür ama stok miktarını etkilemez. Aynı parça tekrar tekrar geliyorsa artık stok kartı açmanın zamanı gelmiştir.

Negatif stok olabilir mi?

Olmamalı. Rafta olmayan parçanın sistemde eksiye düşmesi, kaydın gerçeği yansıtmadığı anlamına gelir. İyi bir sistem yetersiz stokta kalem eklemeyi reddeder ve uyarır; önce satın alma girişi yapılır, sonra parça servise eklenir.

Stok değerini nasıl görürüm?

Raftaki toplam değer, her kartın miktarı ile alış fiyatının çarpımlarının toplamıdır. Alış fiyatları güncel tutulduğunda bu rakam, sermayenin ne kadarının rafta durduğunu gösterir ve hangi parçaların gereksiz stoklandığını ortaya çıkarır.